テレワークの普及により、多様な働き方に対応する勤怠管理が求められています。従業員の負担を増やさず、管理を効率化できるツールをご紹介します。

1.テレワーク中の勤怠管理が、従業員にも管理者にも負担に

コロナ禍が長期化したことにより、テレワークが当たり前の働き方として定着しました。しかしテレワーク導入を断念する企業も一定数いると見られています。厚生労働省によると、テレワークを導入できない理由として、「従業員の勤怠管理や在籍・勤務状況の確認が難しいから」の回答が14.6％となり、「できる業務が限られているから」を除き第4位となりました。勤務状況を確認する仕組みをどう構築していくかという点において、足踏みする企業が多いと予想されます。

またテレワークを実施している企業についても、勤怠管理は大きな課題です。同調査では、テレワークを実施している企業を対象として「(1)テレワークを実施していないケースも含めた勤怠管理」「 (2)テレワーク実施時の勤怠管理」の方法についても尋ねています。

(2)の結果を見てみると「上長等に対してメールによる報告を行う」「上長に対して電話による報告を行う」という(1)にはない回答があります。また(1)では上位に来ている「タイムカード・ICカード等で打刻する」が(2)では大きく減少しています。このことからテレワーク時とオフィス勤務時で異なる勤怠管理を行っており、テレワーク時はメールや電話など手動で勤怠報告をしていることが読み取れます。

※ 厚生労働省「テレワークの労務管理等に関する実態調査（速報版）」 P.23～24（2020年11月）

2.従業員に負担がかかる！？ 勤怠管理ツールの課題とは

今後は、オフィス勤務とテレワークを組み合わせたハイブリッドな働き方が普及すると予想されます。テレワークを働き方のひとつとして定着させるためには、働く場所を選ばず一元的に勤怠を管理することが求められています。しかし前章の調査結果から、既存の勤怠管理システムがテレワークに対応していないケースもあると想定されます。

こうした中で、注目されているのがクラウド型の勤怠管理ツールです。従業員は場所を選ばずに勤怠報告ができ、管理者は働き方が多様化した状況においても従業員の勤怠をもれなく一元管理することができます。さらにクラウド型であれば、将来の法改正にも自動的に対応されます。オンプレミスで勤怠管理システムを運用している企業が、これを機に新たな勤怠管理システムを導入するのは、テレワーク対応だけでなく、コスト面、運用面でも大きなメリットをもたらします。

しかし勤怠管理ツールは、従業員全員が利用するものであり、自社に合わないシステムだと手間が多く利用してもらえない、直感的に操作できず使いにくいといった問題もあります。そこで次章から、勤怠管理を効率化でき、働く人にとって使いやすい、おすすめの勤怠管理ツールをご紹介します。

3.低コスト・多機能な「KING OF TIME」

2021年7月にアクティブユーザー数が200万IDを突破した「KING OF TIME」。2004年のリリース以降、年に3回の無償バージョンアップを継続的に行っています。大規模な機能追加が行われた場合でも「オプションなしのワンプライス」を貫いており、使う期間が長ければ長いほどメリットが増えるのが魅力です。KING OF TIMEの機能には次のような特徴があります。

●多様な打刻方法

PCやモバイルに加え、ICカードや指紋、指静脈、PCのログオン・ログオフなどで打刻が可能です。モバイルで打刻する際は、打刻した位置情報も記録されるため、不正打刻の防止につながります。

●豊富な機能

休暇申請・残業申請などのワークフローやシフト管理、プロジェクトごとの作業時間を記録・集計する工数管理など、勤怠管理以外の機能も充実しています。

●外部サービスとの連携

人事労務freee、MFクラウド給与などのシステムとファイルを介さずに画面上で連携が可能です。またAI温度検知ソリューション「SenseThunder」の顔認証により、出退勤打刻と同時に温度検知を行うソリューションも登場しました。

●海外でも利用可能

事業者や管理者のアカウントごとに英語で表示が可能です。また、事業所ごとのタイムゾーンの設定が可能です。

4.Google Workspace ユーザーにオススメ「rakumoキンタイ」

稟議や経費精算など Google Workspace がカバーしきれないコア業務をサービスとして提供するrakmoシリーズ。「rakumoキンタイ」は、rakumoシリーズの第7弾としてリリースされました。多様な勤務形態に対応し、働き方の見える化やきめ細かなアラート設定により働き方改革を強力にサポートします。rakumoキンタイには次のような特徴があります。

●Google Workspace のアカウントを連携

Google Workspace のアカウント連携できるため、Google Workspace ユーザーは管理の手間を削減できます。

●働き方を可視化

ダッシュボードで社員の勤怠情報をわかりやすく見える化します。管理者向けのダッシュボードでは、実労働時間・時間外労働が多い人や休暇の取得が少ない人を可視化します。スタッフ間の労働時間のばらつきを標準偏差で表示したり、年間の平均労働時間で繁閑を把握するなど、勤務状況を多角的に把握できます。
また、従業員のダッシュボードでは、自分の労働時間の集計値や休暇取得の申請状況など、現在の勤務状況が視覚的に把握できます。

●多様な打刻方法

ICカード、Web、スマートフォンでの打刻に対応しています。ICカードについては、専用打刻機とNFC（Near Field Communication = 近距離無線通信）に対応するAndroid端末のスマホアプリの2通りの打刻方法が用意されています。

●rakumoシリーズとの相乗効果

rakumoキンタイの申請機能をrakumo ワークフローの経路で利用できます。さらに休暇が承認されると、rakumo カレンダーに自動で予定登録できます。このように他のrakumoシリーズと連携によって、ますます使いやすくなります。

5.勤怠管理ツールでテレワーク中の勤怠管理の効率化を

紹介した2つのサービスは、多様な働き方に対応しているほか、UIが工夫されていて操作もスムーズにできます。コロナ禍の影響で加速する働き方の多様化に柔軟に対応できる勤怠管理ツールと言えるでしょう。

テレワークにおいては、従業員が管理者の目に届く範囲で働いていないため、勤務超過など勤怠上の問題を放置しやすくなります。勤怠管理ツールを活用して、勤怠報告と管理の効率化に取り組んでみませんか。