公益財団法人沖縄県文化振興会

公益財団法人沖縄県文化振興会（以下、沖縄県文化振興会）は、沖縄県民の主体的、創造的な文化活動の支援と、歴史資料として重要な公文書などの管理を行い、沖縄県の文化および芸術、学術の振興に寄与するための団体である。

この沖縄県文化振興会において、沖縄県公文書館の管理運営を担っている公文書管理課では、2019年度から市町村の公文書管理を支援する取り組みをスタートさせている。その取り組みでは、外部の有識者を招いて検討会を開催する予定になっていたが、そこで障壁となったのが新型コロナウイルスだった。

沖縄県文化振興会の大城博光氏は「新型コロナウイルスの感染拡大により、有識者の方々に集まっていただくことが困難になってしまいました。そこでテレビ会議で検討会を開くことにしました」と述べる。

公文書管理課では、県外の取引先との打ち合わせなどにおいて、無償で提供されているコミュニケーションサービスを使ったテレビ会議を行っていた。しかし検討会において、そのサービスを有識者の方々に使ってもらうことは難しいと考え、新たなサービスを導入することにしたという。

「有識者の方々はPCに精通しているとは限りません。そのため、誰でも簡単に使うことができることを要件として、新たにテレビ会議サービスを探すことにしました」（大城氏）

このページのトップへ

PCに詳しくない人でもテレビ会議が行えるように、大城氏らが要件として考えたのは、まずは操作が簡単で、専用のアプリケーションのインストールが不要、Webブラウザーだけで利用できることだった。

昨今ではテレビ会議を行うためのサービスが数多く存在しており、その中にはWebブラウザーだけで映像と音声を用いたコミュニケーションを可能にするものも存在している。しかし、そうしたサービスでも専用のクライアントソフトがあり、テレビ会議に接続する際にどちらを利用するかを選択する形式となっているものが多い。

こうしたサービスの場合、まず専用クライアントソフトを使うか、それともWebブラウザーでテレビ会議を行うかを選択しなければならないため、PCに不慣れな人にとってはハードルが高い。

そこでWebブラウザーだけで完結するテレビ会議サービスを探した結果、目にとまったのがNTTコミュニケーションズ株式会社の「Arcstar TV Conferencing IDタイプ」だった。このサービスを選定した理由について、大城氏は「ほかのサービスも検討しましたが、Arcstar TV Conferencing IDタイプであればPCに不慣れな人でも使いやすいのではないかと考え、導入を決断しました」と語った。

もう1つ、導入の決め手となったのが、Arcstar TV Conferencing IDタイプには、オプションで会議中の会話を即時テキスト化し、必要に応じて自動翻訳を行う「AI翻訳付きプラン」がオプションで選択できた点だ。検討会の議事録作成において、会話がテキスト化されれば作業の負担を大幅に軽減できることは魅力だったという。

このページのトップへ

Arcstar TV Conferencing IDタイプの導入にあたり、公文書管理課では無料トライアルでサービスの確認を行っている。大城氏は「外部の方とスムーズにテレビ会議を行うことができるのか、最初は不安がありました。しかし実際にトライアル環境で試してみたところ、PCに精通していない方でも問題なくやり取りできることが確認できたので、まったく不安なくサービスを使い始めることができました」と振り返った。

公文書管理課の仲本和彦氏は、今回、Arcstar TV Conferencing IDタイプを導入したことで無事に検討会を開くことができたうえ、現在では課内の研修会でも活用していると語る。

「月1回ほどのペースで、講師の職員が資料を提示しながら講義を行う形の研修会を実施しています。Arcstar TV Conferencing IDタイプは画面レイアウトを柔軟に変更することが可能ですので、講師が希望するスタイルに合わせて選択できるのが便利ですね」

同じく公文書管理課の瑞慶村節子氏は「URLだけを配布すれば、参加者の方に何の支障もなくすぐに参加してもらえるので、手間がなくて非常に便利だと思います」と使い勝手のよさを評価した。

仲本氏は、今後さらに、さまざまなコミュニケーションの場でArcstar TV Conferencing IDタイプを活用したいと述べる。この際にも、専用のクライアントソフトを導入する必要がないことのメリットは大きいという。

「県や市の場合、PCへのソフトウェアのインストールを制限していることが少なくありません。Arcstar ID Conferencing IDタイプであれば、Webブラウザーがあれば利用できるため、そうした人たちとのコミュニケーションにおいても有効だと考えています」

コミュニケーションの手段の1つとして、テレビ会議がこれまで以上にビジネスシーンで使われるようになるのは間違いないだろう。そのためのサービスに求められる要件はいくつも考えられるが、社外の人とのコミュニケーションにも使うのであれば、アプリケーションのインストール不要で容易に接続できるArcstar TV Conferencing IDタイプのメリットは大きいのではないだろうか。

このページのトップへ